Coronacommunicatie #4: hoe word je een videoconference-goeroe?

We videobellen wat af. Wil jij als presentator echter een blijvende indruk achterlaten, volgen hier een aantal adviezen inclusief tips voor apps die je performance ondersteunen.

Juriaan Vergouw | Senior Account Lead

March 31, 2020

Nu we al weken thuiswerken maken we de balans op. We videobellen wat af. Teammeetings, de vrijdagmiddagborrel, een projectupdate of even bijkletsen met een collega. Deze gesprekken zorgen voor verbinding en echt contact.  We accepteren daarom gretig uitnodigingen en we doen wat ons geschikt lijkt als we zelf moeten presenteren. Dit gaat alleen maar meer worden. Wil jij als presentator echter een blijvende indruk achterlaten, volgen hier een aantal adviezen inclusief tips voor apps die je performance ondersteunen.

1. Bezint eer ge begint: je bent tien tot vijftien minuten eerder aanwezig. Je checkt de settings van je laptop, sluit deze aan op het netstroom en zorgt ervoor dat software-updates uitgesteld worden en dat andere programma’s niet openstaan. Je beheerst de belangrijkste features van het programma dat je gaat gebruiken. Je test het systeem nog een keer voor je een belangrijke presentatie start. Je weet hoe je jouw deck met een klik met de rest op het scherm deelt (schakel mailpop-ups uit!) of hoe je de microfoonfunctie controleert. Neem hinderlijke achtergrondgeluiden weg door gebruik te maken van de handige tool van Krisp. Maak je schermachtergrond professioneel passend en waak over de privacy van je huisgenoten door ook nog eens de achtergrond troebel te maken (blurren), dat kan bijvoorbeeld in Teams. Wil je nog een stapje verder gaan en als een echte social influencer overkomen dan kun je nu ook speciale filters gebruiken in Zoom.

2. Boodschap en tone-of-voice: vanzelfsprekend is videoconferencing anders dan een gewone presentatie. Houd het daarom kort, spreek in eenvoudige taal. Besef dat de aandacht na 30-45 minuten verslapt. Kom binnen 10 minuten met de meest belangrijke boodschappen, ondersteund met visuele cues in je presentatiedeck. Herhaal je conclusies als soundbites kort aan het einde om je boodschap kracht bij te zetten. Je presentatiedeck zelf is natuurlijk consistent (uniform op gebruik van o.a. fonts, intro’s, breaker slides), is erg visueel georiënteerd en simpel van aard. Less is more. Je presenteert dit altijd widescreen. Houd om je publiek niet kwijt te raken een concrete agenda aan. Deze agenda kun je ook via de chatfunctie delen.

3. Oefen, oefen, oefen: we weten dat de beste presentaties vaak na 7 (!) keer oefenen echt tot zijn recht komen. Als je met meerdere mensen presenteert, oefen dan ook en spreek van tevoren af wie wat wanneer doet en wat de boodschap is per onderdeel. Bedenk hoe je het liefst om wilt gaan met vragen: tijdens of juist na afloop van je presentatie. Mogen deelnemers vragen via de chatfunctie stellen? Belangrijk ook om deze sociale etiquette van tevoren duidelijk te maken, in de uitnodiging of mondeling aan het begin van de presentatie. Heb je het gevoel dat na enige oefening de toon toch nog wat vlak is kun je overwegen een co-host in te zetten om het verhaal geanimeerder over te laten komen.

4. Denk aan je body language: neem een actieve zithouding aan. Plant als presentator je voeten stevig op de grond en zit op de rand van je stoel. Gebruik je handen om je verhaal kracht bij te zetten. Geef je publiek een optimaal gevoel van betrokkenheid. Kijk daarom voortdurend naar je publiek op het scherm. Knik, glimlach. Zorg ervoor dat de webcam op ooghoogte staat en je niet schuin, naar beneden of juist omhoog kijkt. Dit kan je een onvoordelige camerapositie schelen. Nog meer impact maken? Check dan even de TED talk van Amy Cuddy. Leer hoe je je energieniveau kunt perfectioneren voordat je de presentatie ingaat.

5. Eindig met impact: het geven van onlinepresentaties vraagt veel van de presentatoren én de deelnemers. Zeker in deze tijden. Het kan er ook te serieus aan toegaan. Vergeet niet de menselijke maat (compassie) en maak indruk door na je conclusies te eindigen met een persoonlijk advies of anekdote, een pakkende visual of quote die tot nadenken stemt.

Honger naar meer tips? Collega’s van ons Londense kantoor zetten een groot aantal virtual conferencing tips op een rij. Heb je het idee dat jij of jouw collega’s nog wat meer vlieguren moet(en) maken kun je overwegen een mediatraining op afstand te (laten) verzorgen. Deze investering betaalt zich snel uit nu videoconferencing business as usual is. Bedenk dat jouw videobelperformance ook onderdeel is van jouw reputatie!


Photo by Andrea Piacquadio from Pexels.