Coronacommunicatie #6: hoe betrek je medewerkers bij de terugkeer naar de werkvloer?
Het coronavirus heeft nu al een geruime tijd grote impact op ons dagelijkse leven en we weten nog steeds niet wanneer de onzekerheid zal eindigen. Na de oproep van premier Rutte om na te denken over anderhalvemeterscenario’s, komt hét moment in zicht dat medewerkers weer (gedeeltelijk) fysiek op hun werk aanwezig kunnen zijn. Tegelijkertijd hoor je geluiden dat thuiswerken steeds gangbaarder is geworden. Veel videobellen en intens socialmediagebruik met collega’s. Medewerkers willen in de toekomst hierdoor mogelijk vaker thuiswerken, maar in welke vorm is dit mogelijk? We moeten ons in elk geval voorbereiden op het ‘nieuwe normaal’. Maar, hoe pak je deze (gedeeltelijke) terugkeer naar de werkvloer aan en houd je medewerkers betrokken? Drie thema’s zijn hierbij van belang.
Interne-communicatiechecklist voor een succesvolle terugkeer naar de werkvloer
1. Denk in scenario’s: creëer de ‘anderhalvemeterwerkvloer’
- Start met vooronderzoek. Iedere sector is op dit moment bezig met het opstellen van protocollen om terug te keren naar een anderhalvemetersamenleving. Veel sectoren hebben hier al algemene informatie over beschikbaar. Begin daarnaast met een plan op maat voor je eigen organisatie. Denk daarbij aan de inrichting van de werkvloer, het inrichten van werkprocessen, het maken van duidelijke afspraken hoe een terugkeer naar de anderhalvemetersamenleving op een juiste manier mogelijk is. Vergeet daarbij ook niet de afspraken over misschien ietwat banalere zaken als koffie halen of een toiletbezoek etc., waar de kans op besmetting groter is.
- Denk in scenario’s. Hoe ziet een volledige terugkeer eruit? Of een gedeeltelijke terugkeer, met bijvoorbeeld alleen belangrijke vergaderingen of een deel van de medewerkers actief op de werkvloer. Welke uitdagingen brengt dit met zich mee? Brainstorm van tevoren met een kleine groepje medewerkers uit verschillende lagen (klankbord) over het werken met gesplitste teams, variëren met werkdagen of werktijden. Belangrijk hierbij is om een goede balans te vinden tussen wat mogelijk is, maar zeker ook wat medewerkers zélf willen en kunnen.
- Bespreek in dit kader in de teams welke mogelijkheden er eventueel zijn om werk op andere plekken uit te voeren dan op kantoor, en geef hen waar mogelijk de vrijheid om dat zelf te beslissen. Nieuwe vormen van werken krijgen bij veel bedrijven nu echt vorm en voor veel mensen betekent dit dat ze er wellicht de voorkeur aan gaan geven om gedeeltelijk thuis te blijven werken. Indien jouw organisatie dit toelaat, denk hierin mee en verplicht hen niet om alleen thuis of alleen op kantoor te werken, dat werkt zeker contraproductief.
2. Activeer het middenmanagement
- Zoveel mensen zoveel wensen, situaties en voorkeuren. Juist nu moeten managers goed van alles op de hoogte zijn en blijven. Er leven allerlei vragen, verwachtingen of bedenkingen over een terugkeer naar de werkvloer. Denk bijvoorbeeld aan het combineren van werk met andere verplichtingen zoals kinderopvang, school en/of mantelzorg. Probeer niet te veel top-downcommunicatie in te zetten, maar zorg ervoor dat managers ook echt luisteren naar wat er speelt en voorzie iedereen zo goed mogelijk van passende informatie. Herhaal deze exercitie veelvuldig.
- Het middenmanagement moet verder goed geïnformeerd zijn over de gewenste tijdlijn van maatregelen, over wat wel en niet binnen de eigen organisatie mogelijk is en hoe bepaalde beleidskeuzes feitelijk tot stand zijn gekomen. Zíj maken immers de doorvertaling van de plannen naar hun teamleden en spelen een cruciale, bemiddelende rol. Het is belangrijk dat je managers goed benaderbaar en beschikbaar zijn voor vragen en zorgen. Het is goed als een manager duidelijk communiceert hoe en wanneer medewerkers hen het beste kunnen bereiken.
- Het zijn spannende tijden, ook voor teammanagers, wees niet bang om fouten te maken. Toon leiderschap en zorg voor intern draagvlak door medewerkers (of een delegatie hiervan) mee te nemen in de beslissingen. Durf je kwetsbaar op te stellen.
3. Communiceer in een cadans: geef updates en wees helder over afspraken
- Blijf ook na de uitrol van je plan voortdurend in contact met je medewerkers. Zij blijven centraal staan. Blijf ook praktisch communiceren over de heldere afspraken wanneer je wel of niet mag terugkeren naar de werkvloer. Bij welke symptomen dien je thuis te blijven en/of thuis te werken. Of communiceer over opgedane inzichten over werkafspraken en aanpassingen hierin.
- RIVM of WHO blijven je voornaamste raadgevers, volg ze nauwgezet, zij zorgen voor up-to-date richtlijnen en protocollen om de verdere verspreiding van het virus te voorkomen. Verwijs naar deze bronnen in je communicatie.
- Tot slot, blijf in de tone of voice van de interne communicatie dicht bij jezelf. Gebruik de organisatiewaarden als referentie bij het communiceren en het maken van afspraken. Wees open en eerlijk en maak duidelijk hoe bepaalde keuzes tot stand zijn gekomen. Gebruik ook de leden van je klankbord om afspraken en uitleg hieromtrent te delen. Dit zorgt versneld voor draagvlak. Een ding dat we leren is dat deze crisissituatie verbondenheid creëert en veelal een gezamenlijke, verfrissende drive stimuleert om beter uit de crisis te komen.
Photo by Andrea Piacquadio from Pexels.