Coronacommunicatie #3: hoe houd je medewerkers (digitaal) betrokken?

Face-to-facecommunicatie is doorgaans erg belangrijk voor het gevoel van saamhorigheid en loyaliteit. Voor veel mensen is de werkplek en de omgang met collega’s een groot onderdeel van hun identiteit. Dat valt nu tijdelijk weg door het thuiswerken. Er zijn verschillende digitale tools en apps om dit op te vangen.

Juriaan Vergouw | Senior Account Lead

March 23, 2020

Face-to-facecommunicatie is doorgaans erg belangrijk voor het gevoel van saamhorigheid en loyaliteit. Voor veel mensen is de werkplek en de omgang met collega’s een groot onderdeel van hun identiteit. Dat valt nu tijdelijk weg door het thuiswerken. Er zijn verschillende digitale tools en apps om dit op te vangen. Ook de rol van de manager is essentieel om de betrokkenheid bij medewerkers hoog te houden. We geven hieronder verschillende tips voor communicatiemanagers én hr-managers om hier zo effectief mogelijk mee om te gaan:

1. Kies een tool: om digitaal te kunnen overleggen met je medewerkers, kennis te delen of projecten te managen zijn er tal van tools. Zelf werken wij op kantoor met WebEx, Google Drive, Microsoft Teams en Trello. Er zijn er natuurlijk meer en elk systeem heeft zijn eigen functies en voordelen. De Volkskrant zette eerder al een aantal prima vergadertools op een rij.

2. Zorg voor duidelijkheid en maak afspraken: stuur voor een overleg een agenda rond met gesprekspunten en aandachtspunten voor communicatie. Vraag mensen om de videofunctie aan te zetten. De praktijk leert dat mensen dan meer betrokken zijn. Denk na over de etiquette rond kleding.

3. Laat de leider zichtbaar zijn: bij de genoemde digitale meetings is er een belangrijke rol voor de leider als gespreksleider en motivator in de communicatie. Moedig als manager initiatieven aan. Praat mét medewerkers. Vraag proactief of ze de juiste tooling of informatie hebben of dat ze emotionele ondersteuning nodig hebben. Speel met de tone-of-voice waarin empathie een plek heeft. Het is immers een lastige situatie waarin privé- en bedrijfsbelangen (gedwongen) door elkaar zijn gaan lopen.

4. Zet in op je teammanagers: zij zijn als middenkader vaak zeer goed op de hoogte van wat er leeft en wat er nodig is. Geef hen voldoende informatie en ondersteuning om hun rol goed te laten vervullen.

5. Houd frequente communicatiemomenten: zeker in tijden waarin officiële adviezen elkaar snel opvolgen is het verstandig om een goede cadans te houden in de communicatie over actuele ontwikkelingen ten aanzien van de organisatie. Refereer aan adviezen van officiële instanties als de WHO of RIVM. Dit kweekt begrip. Ook als je nog niet weet wat de consequenties zijn is het van belang de afwegingen te delen. Gebruik verschillende communicatiekanalen voor verschillende boodschappen. De aangehaalde digitale vergaderkanalen kunnen werken voor officiële bedrijfsupdates, maar niet altijd. Snellere updates kunnen ook via een groepsapp, meer inhoudelijke, impactvollere boodschappen met noodzakelijke uitleg gaan beter via e-mail, of gecombineerd met een virtuele meeting.

6. Creëer ruimte voor informele communicatiemomenten: om het gemis van face-to-facecommunicatie enigszins op te vangen is het van belang om belangrijke bedrijfsrituelen niet te schrappen. Houd die vrijdagmiddagborrel erin en doe deze virtueel. Benoem een host en bedenk creatieve activiteiten (maak o.a. een Spotify-teamplaylist). Met de webcams krijgen we een kijkje in het leven van de medewerkers. Dit kan ook veel stof opleveren voor positieve conversaties.  

Tot slot, vergeet vooral niet je medewerkers te vertrouwen. Gedurende dit soort crisissituaties komen er ook creatieve krachten vrij en ontstaat er ondernemerschap. Organiseer daarom virtuele brainstorms en faciliteer een centrale plek waar goede ideeën samen kunnen komen. Vier deze successen ook want het betaalt zich over langere termijn uit. Blijf daarom meer dan ooit werken aan medewerkerbetrokkenheid (employee engagement).


Photo by StockSnap from Pixabay.